Ab jetzt zählt jede Minute Projektzeiterfassung mit XOPIDO

Das FileDrive im AkquiseManager

Alle wichtigen Daten immer griffbereit und schnell einsetzbar…

Der Chef wartet darauf, dass Sie den unterschriebenen Vertrag des letzten Abschlusses zur Ansicht in der entsprechenden Kundenkartei ablegen, der Kollege braucht dringend die von Ihnen erstellte Tabelle, um das gemeinsame Projekt abschließen zu können und jetzt ruft auch noch ein Kunde an, der ein Datenblatt benötigt, was Sie ihm doch schon beim letzten Besuch dagelassen haben.
Sie können sich vorstellen, was jetzt als nächstes kommt? Ein altbekanntes Prozedere bestehend aus Scannen, Zwischenspeichern, das Hochladen abwarten und gleich wieder von vorne um auch die restlichen 6 Seiten zu digitalisieren, sodass sie mit dem AkquiseManager verarbeitet werden können…

Falsch gedacht: solche Szenarien gehören jetzt der Vergangenheit an, denn jetzt gibt es das FileDrive! Es speichert alle wichtigen Daten wie (gescannte) Dokumente, Tabellen, Dateiausgaben von Tablet-Apps (z.B. Mindmaps) und Bilder an einem zentralen Ort und ermöglicht deren unkomplizierten Einsatz durch Schnittstellen in den verschiedensten Bereichen und Modulen des AkquiseManagers. Dies funktioniert sogar ohne lästige einzelne Upload-Vorgänge!

Statt sie nur zu speichern, weisen Sie Ihren Dokumentenscanner an, direkt eine E-Mail zu öffnen und die Ausgaben dort als Anhang beizufügen. Die Anhänge ergänzen Sie um die Excel-Tabelle für Ihren Kollegen und schicken die E-Mail einfach an Ihr FileDrive. Der Upload geschieht deutlich schneller als auf manuelle Weise und ohne Ihr Zutun automatisch im Hintergrund.
Anschließend haben Sie mit nur wenigen Klicks den Vertrag für den Vorgesetzten aus dem FileDrive mit der jeweiligen Kartei verknüpft und dem wartenden Kunden eine E-Mail geschickt, bei der Sie das Datenblatt direkt als Anhang aus dem zentralen Speicher hinzufügten. Auch der Kollege konnte das Projekt schnell durch den Zugriff auf die Tabelle aus Ihrem FileDrive fertigstellen und die Datei sogar als Ergänzung eines Aktivitätseintrags direkt aus Ihrem FileDrive-Ordner heraus einsetzen. Alle Seiten sind zufrieden und Sie haben sich viel Zeit und Nerven gespart, die Sie, statt für sich permanent wiederholende Upload-Vorgänge, an anderen Stellen besser verwenden können!

So funktioniert das FileDrive

Bei Bedarf kann für jeden User ein eigenes FileDrive erstellt, oder ihm das eines anderen Accounts zur Mitbenutzung zugeteilt werden.

Vorteil: Im Gegensatz zum Extranet bietet das FileDrive für jeden Nutzer eine eigene private Plattform zum zentralen Ablegen von Daten.

Hier finden Sie Zugriffspunkte zu Dateien aus den FileDrives

Sie finden Zugangspunkte zum Inhalt Ihres FileDrives an allen sinnvollen Stellen im AkquiseManager, an denen auch Datei-Uploads möglich sind. Das entsprechende Icon signalisiert Ihnen die Alternative zum klassischen Hochladen. Drücken Sie es bei folgenden Gelegenheiten, um Inhalte aus dem FileDrive einzusetzen:

  • Innerhalb der Stammdateneingabemaske einer Kundenkartei
  • Bei Zusatzfeldern, die einen Datei-Upload vorsehen

Screenshot Stammdateneingabefenster mit markierten FileDrive-Zugriffspunkten

  • Bei Ansprechpartnern
    Screenshot Fenster zum Anlegen eines Ansprechpartners mit markierten FileDrive-Zugriffspunkten
  • Innerhalb von Aktivitätseinträgen
    Screenshot Fenster zum Anlegen einer Aktivität mit markierten FileDrive-Zugriffspunkten
  • Bei der Erstellung von E-Mails
    Screenshot Fenster zum Erstellen einer E-Mail mit markiertem FileDrive-Zugriffspunkt

Drücken Sie auf die Schaltfläche "FileDrive" und setzen im sich öffnenden Fenster zum Auswählen des gewünschten Inhalts die entsprechenden Häkchen.

Fenster zum Auswählen von zu verwendenden Dateien

Der Bereich "Mein FileDrive"

Sie finden das Hauptfenster für die Verwaltung Ihres FileDrives im Menüpunkt "Einstellungen" unter "Mein FileDrive".

In diesem Fenster stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung wie

  • das Sortieren der Einträge der bereits hochgeladenen Dateien nach verschiedenen Kriterien
  • das Ansehen des Inhalts des FileDrives anhand von Name, Zusatzinformationen und Miniaturansichten der Dateiinhalte (bei PDF- und Bilddateien)
  • das mit einem gleichzeitigen Download verbundene Öffnen von Dateien
  • das Hochladen von weiteren Dateien in das FileDrive

Screenshot Fenster "Mein FileDrive" mit Markierungen verschiedener wichtiger Punkte

Tipp: Sie können ebenfalls Dateien zur Verwendung in den verschiedenen Modulen des AkquiseManagers im FileDrive aufnehmen, indem Sie sie per E-Mail dorthin schicken. Fügen Sie dafür die gewünschten Dateien als Anhang zu einer E-Mail hinzu und senden diese an die im Hauptfenster angegebene Empfängeradresse. Innerhalb kürzester Zeit steht Ihnen der Anhang zur Verfügung.

Wie kann das Filedrive konfiguriert werden?

Anlegen eines FileDrive-Ordners

Um einen persönlichen FileDrive-Ordner anzulegen, wählen Sie im Menüpunkt "Einstellungen" den Punkt "FileDrive-Ordner" aus und klicken dort auf "+ anlegen". Bereits angelegte Ordner finden Sie ebenfalls in diesem Fenster und können diese durch einen Klick darauf bei Bedarf nachkonfigurieren

Screenshot Einstellungen "FileDrive-Ordner" mit Markierung der Schaltfläche zum Anlegen eines FileDrives

In der folgenden Ansicht legen Sie die Spezifikationen des neuen Ordners fest. Bitte verwenden Sie für das Kennzeichen am besten Initialen.
Wenn der Ordner im Nachhinein angelegt wurde, so kann er einem User in diesem Bereich ebenfalls durch die Schaltfläche "Benutzerkonten zuweisen" zugeordnet werden.

Screenshot Fenster zum Einstellen eines FileDrive-Ordners mit Markierung wichtiger Punkte

Tipp: FileDrive-Ordner können auch gleich bei der Einrichtung von neuen Benutzerkonten mit nur einem zusätzlichen Klick ohne weiteres Nacharbeiten angelegt werden. Ebenfalls kann dem neuen User in diesem Zug auch der Zugriff auf die FileDrives anderer Kollegen gewährt werden.

Allgemeine Konfigurationen

Um allgemeine Abstimmungen durchzuführen, klicken Sie im Menüpunkt "Einstellungen" auf "FileDrive-Einstellungen". Hier können Sie z.B. grundsätzlich festlegen, ob Sie diese Ordner verwenden möchten, oder nicht.

WICHTIG: Das FileDrive ist für die temporäre, nicht dauerhafte Speicherung von Dateien gedacht. Um den Webspace Ihres AkquiseManagers nicht durch sich ansammelnden "Datenmüll" zu sehr zu strapazieren (und damit auch Kosten zu sparen), ist hier das automatische Löschen von Inhalten nach maximal 365 Tagen und die maximale Anzahl von Dateien (bis zu 1000) einstellbar.

Screenshot Fenster "FileDrive-Einstellungen"

Das_FileDrive_Video_Tutorial

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